”Varasto” -> ”Tuotteet” -osio on tarkoitettu tuotteiden tai palveluiden muokkaukseen ja muuhun hallintaan. Ennen kuin ohjelmaa alkaa käyttämän tosissaan, on tuotekortiston luonti oleellista tehdä valmiiksi.
Mikäli sinulla on jo valmiina iso tuoterekister toisessa ohjelmassa jonka käytöstä olet luopumassa, tai muuten omalla koneellasi, se voidaan helposti siirtää palveluun sähköisesti CSV -tiedostolla. Tämä säästää aikaa, ettei tietoja tarvitse siirtää palveluumme manuaalisesti. CSV -tiedostoa voidaan muokata esimerkiksi excelillä, joka tekee siitä kätevän tavan hoitaa tuotteiden siirto. Eebun asiakaspalvelu voi myös auttaa sinua näiden tietojen siirtämisessä ohjelmaan nopeasti.
Mikäli tuoterekisteri ei ole suuri, voidaan se syöttää ohjelmaan käsin, tällöin tuotteille suositellaan syötettävän seuraavanlaisia arvoja:
Koodi - Tuotteen koodi, joka näkyy laskulla ja josta tuote tunnistetaan
Ostohinta (EUR) – Tuotteen oletushankintahinta, kun syötetään ostotilausta, ohjelma ehdottaa tätä hintaa
EAN-Koodi - 13 numeroinen EAN koodi
ALV-koodi – ALV-koodi, jota ohjelma käyttää oletuksena, kun tuote haetaan esimerkiksi laskulle
Tuotenimike – Tuotteen nimike, eli kuvaus tuotteesta
Myyntihinta – Oletusmyyntihinta, jota ohjelma käyttää kun tuote haetaan laskulle
Huom! Lue pari kappaletta eteenpäin kohta ”Tuotteen myyntihinnan määrittäminen”, jossa kuvataan miten tuotteen myyntihinta ja ALV käyttäytyy, kun myyntitapahtumia luodaan. Tämä selventää mikä sinulla tulisi olla määritettynä (netto- vai bruttoperiaate) ALV-laskutapana yrityksesi myyntiasetuksissa.
Yksikkö – Yksikkö voi olla esimerkiksi kpl, m, l, kappale, metri, litra tms.
Tyyppi – määrittää onko tuote tyypiltään fyysinen tuote vai palvelu sekä onko sillä saldo ja arvo vai ei
Huom! Lue seuraava kohta ohjeesta, jossa kuvataan Eebun eri tuotetyypit tarkemmin.
Ryhmä – tuotteelle määritelty ryhmä
Hälytysraja – Saldoraja numeroina, jonka voi asettaa tuotteelle. Aina, kun määrä laskee alle tämän, ilmestyy tuotteen kohdalle punainen pallo merkiksi, että tuotetta tulisi tilata lisää.
Avainsanat – Tuotteelle voidaan liittää avainsanoja, joita voidaan käyttää hakuehtoina, kun ajetaan tuote- ja varastohallintaan liittyviä raportteja. Mahdollistaa monipuolisen raportoinnin.
Hyllypaikka – Hyllypaikka, jossa tuote sijaitsee.
Myyntitili –Kirjanpitotili, jolle tuotteen myynti kirjataan oletuksena, kun myyntilasku hyväksytään ja automaattinen kirjanpito tekee siitä kirjanpitotositteen.
Eebussa neljä erivaihtoehtoa tuotetyypeille:
Ei varastotuote
Ei varastotuote on pelkästään nimike, jota voidaan käyttää esimerkiksi laskulla. Tällä tuotetyypillä ei ole saldoa, eikä sille voi luoda saldoa ennen kuin tuotteen tyypin muuttaa varastotuotteeksi.
Varastotuote
Varastotuote on tuote, jolla on saldo ja arvo. Saldot ja arvot määräytyvät Saapuvien toimituksien (ks. Saapuvat toimitukset) perusteella, joissa varastotuotteelle määritellään määrä ja hankintahinta.
Tuotepuutuote
Tuotepuutuote on tuotetyyppi, joka voi sisältää useita muita tuotteita. Esimerkki tuotepuutuotteesta voisi olla ruokailuryhmä, johon kuuluvat yksi pöytä ja neljä tuolia
Palvelu
Palvelu- tyyppi kuvastaa nimenomaan palvelutuotteita. Palvelu ja ”Ei varastotuote” ovat käytännössä sama asia, mutta palvelu on tarkoitettu palvelutuotteiden määrittelyyn ja ei varastotuote -tyyppi taas tuotemyyntiin. Ominaista kummallekin tyypille on, että niiden arvoa varastossa ei määritellä eikä niillä ole saldoa.
Mikäli sinulla on varastotuote-tyyppisiä tuotteita varastossa, näille tulee luoda saldot, jotta niitä voidaan myydä. Alkusaldojen syöttäminen ohjelmaan tehdään sen jälkeen, kun kaikki tuotteet on saatu syötettyä ohjelmaan.
Osiosta ”Varasto” -> ” Saap.toimitukset” löytyy ”Toiminnot”-valikosta ”Luo alkusaldot”. Tämä toiminto aukaisee ikkunan, joka listaa kaikki tuotekortistossasi olevat varastotuote-tyyppiset tuotteet, joille ei ole vielä annettu saldoa.
Tähän ikkunaan määrä-sarakkeeseen merkitään tuotteen saldo ja valuuttahinta-sarakkeeseen tuotteen ostohinta. Ohjelma laskee varaston arvon kunkin tuotteen kohdalta määrä*valuuttahinta. Varastoon-sarakkeeseen tulee varasto, mihin tuote sijoitetaan, mikäli varastoja on useampia. Oletusvarastona ohjelmassa on ”VARASTO 1”. Varastoja voidaan luoda ja niiden nimiä muokata osiossa ”Varastopaikat”.
Tämä tiedosto on virallisesti ohjelmassa Saapuva toimitus, kun olet saanut kaikki määrät ja arvot syötettyä, voit tallentaa ja hyväksyä Saapuvan toimituksen. Vasta hyväksymisen jälkeen tuotesaldot päivittyvät varastoon.
Mikäli joiden tuotteiden saldo on nolla, voit jättää ne koskemattomaksi, jolloin niiden alkusaldo nolla.
Tuotesaldot lisääntyvät saapuvilla toimituksilla. Näitä voidaan tehdä käsin itse luomalla uusia saapuvia toimituksia varaston osiossa ”Saap. toimitukset”. Kaikista kätevin tapa lisätä saldoja varastoon on tehdä ostotilauksen yhteydessä saapuva toimitus, jotta samoja tuotteita ei tarvitse syöttää kahteen kertaan kahteen eri paikkaan, mutta tästä kerrotaan enemmän ostotilausten ohjeessa. Tämä kohta ohjeessa koskee saldojen lisäämistä tuotteille ilman ostotilausta.
Valitse ”Toiminnot” -> ”Uusi saapuva toimitus”. Täytä aukeavaan ikkunaan tuotteet, joille haluat lisätä saldoja. Määrä-sarakkeeseen määrä, monta tuotetta varastoon saavutetaan ja valuuttahinta-sarakkeeseen yksittäisen tuotteen hankintahinta. Varastoon-sarakkeeseen tulee varasto, mihin tuote sijoitetaan, mikäli varastoja on useampia.
Tuotesaldoja voidaan vähentää käsin ”Varasto-otot” -osiossa. Luo uusi varasto-otto ”Toiminnot”-valikosta.
Täytä riveille tuotteiden koodit, joita haluat vähentää. ”Vähennetään toimituksesta”-sarakkeeseen valitaan se saapuva toimitus, josta tuotteet halutaan vähentää, jos esimerkiksi jokin tietty tuote-erä oli pilaantunut. kenttä toimii hakukenttänä, joten välilyönnillä saat 20 viimeisintä kyseisen tuotteen toimitusta pudotusvalikkoon. Määrä-sarakkeeseen täytetään määrä, kuinka paljon saldoa vähennetään.
Vasta, kun varasto-otto hyväksytään, tuotteet vähentyvät varastosta.
Inventaario toteutetaan Eebussa varastosaldovertailuilla. Varastosaldovertailu-tiedostoja voidaan luoda osoitteessa ”Inventaariot”. Näissä vertailuissa ohjelma listaa siihen valittujen tuotteiden saldot ja ideana on, että samaan tiedostoon voidaan merkitä jokaisen tuotteen kohdalle todellinen ”Uusi saldo”, jonka mukaiseksi ohjelma lopulta päivittää arvon, kun inventaario hyväksytään.
Kun aloitat inventaarion teon, voit tulostaa varastosaldovertailut paperille varaston raporteissa. Eli luo ensin varastosaldovertailut valmiiksi ja tallenna ne, mutta ÄLÄ HYVÄKSY. Tämän jälkeen tulosta ne varaston ”Raportit” -osiossa ja aloita laskeminen varastossa. Merkitse paperille jokaisen tuotteen kohdalle uusi saldo. Tämän jälkeen, kun kaikki tuotteet on laskettu, palaa muokkaamaan varastosaldovertailuja. Täytä kunkin erottavan saldon kohdalle uusi saldo ja ohjelma laskee erotuksen viimeiseen erotus-sarakkeesseen.
Luo varastosaldovertailuja niin monta, että ohjelma ilmoittaa, että ”Inventoitavia tuotteita ei ole enää jäljellä”. Tästä tiedät, että kaikki varastotuotteet, mitä sinulle varastossa on, ovat nyt mukana inventaariossa.
Kun olet saanut kaikki uudet saldot merkittyä ja tarkastettua vertailuihin, voit hyväksyä ne kerralla hyväksymällä yhden varastosaldovertailun. Huom! Kun varastosaldovertailut hyväksytään, ohjelma muokkaa/päivittää kaikki vertailussa olevat tuotteet (joiden saldo erottaa) uuden saldon mukaisiksi varastoon. Tiedot näistä muutoksista tulevat varasto-otot - ja saapuvat toimitukset –osioihin.
Varastoraportit-osiossa voit ajaa raportteja varastotapahtumista.
Varastoluettelossa on listattuna kaikki tuotteet. Tästä luettelosta saat selville tuotteide varastosaldot, todelliset kustannushinnat sekä varastoarvot.
Varastoluettelo, joka on eroteltuna varastoittain.
Tuotehistoria-raportti listaa haetun tuotteen varastotapahtumahistorian ja nähdään sitä koskevat tapahtumat varastossa. Näitä tapahtumia ovat mm. Saapuvat toimitukset, varasto-otot, myyntitapahtumat jne. Tämän raportin voi rajata päivämäärän mukaan.
Inventaarioraportti listaa avoimen, ei hyväksytyn inventaarion tilanteen. Tästä raportista voidaan tarkastaa tulevat saldomuutokset ennen hyväksymistä ja saldojen päivittämistä.
Mikäli teet inventaarion varastoittain, voit ajaa raportin myös niin että ne ovat listattuna varastoittain.
