Sopimuslaskujen keskeisimmät toiminnot

Sopimuslaskujen tarkoitus on helpottaa säännöllisin väliajoin laskutettavien asiakkaiden laskutusta. Eli jos laskutat samanlaisen laskun tietyn kuukausimäärän välein samalta/samoilta asiakkailta, voit tehdä laskun sopimuslaskuksi vain kerrran ja sen jälkeen tehdä vain kuukausittain laskutusajon, joka luo laskut sinulle ”Myynti” -> ”Laskut” -osioon alla näkyvien tietojen perusteella.

Tässä esimerkkejä hyödyistä:

• Säännöllisesti laskutettavien asiakkaiden helppo laskutus ja hallinta
• Tieto, milloin asiakkaita pitää laskuttaa seuraavan kerran, eli laskutusjaksojen hallinta
• Tieto siitä, kuinka monta laskutettavaa asiakasta milläkin hetkellä on

Sopimuslaskun syöttäminen ohjelmaan

Sopimuslasku luodaan muuten kuten normaali lasku, mutta nämä tiedot määrittävät sopimuslaskun toiminnan:

• Laskutus alkaa Tämä tieto päivämäärä, josta lähtien laskutus aloitetaan.
• Laskutus loppuu Tämä tieto päivämäärä, johon asti laskutus kestää. Jos sinulla ei ole tiedossa sopimuksen päättymispäivämäärää, tähän voi täyttää päivämäärän pitkälle tulevaisuuteen, esimerkiksi 10 vuoden päähän.
• Laskutusväli (kk) monenko kuukauden välein asiakasta laskutetaan. Huom! Sopimuslasku siirtää ”laskutettu asti”-arvon tämän arvon verran kuukausina eteenpäin, eikä anna tehdä uutta laskua siitä sopimuslaskusta ennen sitä päivämäärää. Eli ohjelma pitää huolen, ettei asiakasta laskuteta liian useasti.
• Monistuskerroin tämä arvo määrää, montako laskua ohjelma tekee sopimuslaskusta kerralla. Esimerkiksi, jos laskutusväli on 3 kuukautta ja tämä monistuskerroin 3 ohjelma tekee yhdellä laskutusajolla kolme laskua tulevaisuuteen tästä siitä sopimuslaskusta. Tämä on harvemmin tarvittu ominaisuus, mutta esimerkiksi urheiluseurat voivat lähettää koko vuoden laskut kerralla laittamalla laskutusväliksi 1 ja monistuskertoimeksi 12, jolloin ohjelma tekee koko vuoden laskut kerralla ja ne voidaan lähettää yhdellä lähetyksellä seuran jäsenille.

Tuoterivien syöttäminen sopimuslaskuun

Kun Eebu muodostaa sopimuksista laskuja, se kopioi sopimuslaskulta kaikki tiedot sellaisenaan oikealle laskulle. Eli huomioi tuotemäärien syöttämisessä, että jos laskutat kolmelta kuukaudelta, laskurivillä oleva määrä vastaa sellaisenaan kolmen kuukauden ajalta laskutettavaa määrää. Eli ohjelma ei kerro laskun määriä laskutuväli-kenttään määritetyllä arvolla, kuten vastaavat toiminnot joissain muissa ohjelmissa saattavat tehdä.

Lisätietojen merkitseminen sopimuslaskuun

Lisätietoja-kenttään sekä sopimuslaskurivien lisätietoja-sarakkeeseen voidaan merkitä ”koodit” käyttäen hakasulkuja sanoissa [alku] ja [loppu]. Kun ohjelma luo laskun, se merkitsee näiden ”koodien” tilalle sopimuslaskusta syntyvän laskun laskutuskauden alkamis- ja loppumispäivämäärät.

Laskujen luominen sopimuslaskuista

Sopimuslaksuista tehdään laskut yhdellä todella nopeasti. Valitse ”Toiminnot” -> ”Luo laskut”

Avautuu ikkuna, jossa voidaan määritellä, tehdäänkö kaikista sopimuslaskuista, joilla on ”laskutettu asti” –päivämäärä mennyt ohi. Voit valita myös vain tietyn asiakkaan laskutettavaksi. ”Luo laskut” –napista ohjelma luo laskut laskutus-osioon.