Valitse sovellusvalikosta Ostot -> Ostolaskut
Kun ostolaskut avautuvat, valitse Toiminnot -> Uusi ostolasku
Ostolaskun tiedot ovat helppo täyttää. Valitaan toimittaja ja mikäli toimittaja on jo olemassa, tulevat hänen tiedot tilinumerot yms. automaattisesti kenttiin. Huom! Toimittaja on hakukenttä, joten painamalla välilyöntiä näppäimistöltä siinä kentässä antaa ohjelma sinulle listan toimittajistasi. Mikäli haluat tarkentaa hakua, syötä toimittajan yrityksen nimen osa ja ohjelma tarkentaa hakua listaukseen. Muut tiedot ovat laskujen perustietoja.
Kun olet saanut kaikki tarvittavat laskun tiedot täytettyä, voit alkaa täyttämään ostolaskun rivejä. Ostolaskuille, verrattuna myyntilaskuun, tuotteiden sijaan syötetään kirjanpidon ostotili/tilit, mille ostolasku halutaan kohdistaa. Kun olet valinnut tilin, ohjelma ehdottaa sinulle yhteensä-sarakkeeseen summaa, jonka olet ylempänä täyttänyt laskun summaksi. Jos valitsemallesi tilille on määritelty ALV-koodi, kuten kuvassa alapuolella, täyttää se tällöin nettosumman Yhteensä-sarakkeeseen ja ALV:n osuuden luettelon alaosaan oikealle. Kotimaan ostoissa, eli kun käytetään K-alkuisia ALV-koodeja (tutustu ALV-koodeihin myyntilaskuohjeessa kohdassa ”ALV:n käsittely laskuilla”), tulee aina ”laskun summa” -kentän arvon täsmätä Yhteensä-sarakkeen arvojen ja ALV yhteensä -kentän arvon summaan (mikäli kyseessä on yhteisöhankinta, lue seuraava kohta ohjeesta ” Yhteisöhankinta (ostaminen EU:n sisältä)”). Joskus laskuilla on pyöristyseroja, voi ALV:n osuutta muokata käsin tällaisessa tilanteessa. Tämä riippuu ALV:n laskutavasta yritysten käyttämien laskutusohjelmistojen välillä, jotkin laskevat ALV:n lisäämällä sen nettosummaan ja toiset vähentävät sen bruttosummasta ja tämä voi aiheuttaa sentin eron ALV:n määrissä, on suotavaa merkitä se saadun laskun osoittama ALV:n määrä Eebun ostolaskun ALV yhteensä -kenttään).
EU:n sisäpuolelta, mutta Suomen ulkopuolelta tehty hankinta on yhteisöhankinta. Kun yhteisöhankinnasta tehdään ostolasku, tehdään se muuten samalla tavalla kuin normaalisti (ks. yläpuolella olevat ohjeet ”Ostolaskun tietojen täyttäminen” ja ”Ostolaskurivien syöttäminen”), mutta ALV merkitään eri tavalla. Kun toimittajasi lähettää laskun, siinä olevien hintojen tulisi olla aina ALV 0(nolla). Silti kirjanpitoon tulee merkitä ALV:n määrä. Tällöin käytetään EP- ja ET- alkuisia ALV-koodeja. Ero niissä on se, että palvelua ostettaessa käytetään EP ja tuotteita ostettaessa ET. Tällöin ostolasku merkitään seuraavalla tavalla:
Eli laskun summa ja yhteensä-sarakkeen summat tulee täsmätä ja ALV-koodi on ET23, jolloin ohjelma laskee ostolaskun rivin yhteensä-sarakkeen summasta 123 ALV:n 23%, joka on 123*0.23 = 28.29. Eli vaikka ALV:tä ei makseta toimittajalle, tulee se merkitä kirjanpitoon.
Saat liitteet auki valitsemalla ostolaskuluettelon alapuolelta 3. välilehden ”Liitteet”.
Sen jälkeen valitaan Lisää-kuvakkeesta uusi liite.
Liite ladataan painamalla selaa-nappia ja etsimällä liite omalta koneelta ja päivitä-napilla tallennetaan ohjelmaan.
Kun ostolaskut on syötetty, voidaan ne merkitä maksetuksi ja tehdä maksuainesto pankkiin. Ostolaskujen maksut hoidetaan osiossa ”Ostot” -> ”maksut”.
Valitaan Toiminnot -> Uusi maksu tai vaihtoehtoisesti maksuehdotus, joka tekee uuden maksun esitäytettynä kaikilla avoimilla ostolaskuilla.
Maskulle täytetään maksun tiedot ja maksuriveille kaikki ostolaskut, jotka ollaan maksamassa. Kun kaikki tarvittavat ostolaskut on merkitty riveille, voidaan tallentaa ja sulkea. (Uusi maksu –ikkunan kuva alla)
Tämän jälkeen kun maksu on tallennettu, palataan maksuluettelo-sivulle takaisin. Valitaan tehty maksu ja siitä voidaan tehdä maksuaineisto pankkiin valitsemalla Toiminnot-> ”Luo maksuaineisto” tai ”Luo SEPA -maksuaineisto”. HUOM! Myyntiasetuksissa oleva ”maksujen palvelutunnus” –kenttä tulee olla täytettynä, jotta maksuaineiston teko onnistuu.
Kyllä, Hyvityslaskun summat vähennetään ja maksetaan vain erotus
Valitse kyllä, jos olet tehnyt ostolaskun ohjelmaan aikaisemmin ja saanut siitä hyvityslaskun myöhemmin ja ne kummatkin ovat tällä maksulla. Eli haluat, että hyvityslaskun summa vähennetään maksettavan ostolaskun summasta ja tässä maksussa maksetaan yritykselle vain niiden erotus.
Ei, Hyvityslaskua ei haluta lisätä maksuaineistoon, koska sitä vastaavaa ostolaskua ei ole
Valitse Ei, jos olet maksanut jo aikaisemmalla maksuaineistolla ostolaskun ja saanut sille hyvityslaskun myöhemmin, pelkkää hyvityslaskua ei voida laittaa maksuaineistoon, koska silloin lähetettäisiin toimittajalle miinusmerkkinen maksu.
Tallenna maksuaineisto
Kun painat Ok, ohjelma kysyy minne haluat tallentaa nda-tyyppisen maksuaineistotiedoston. Tallenna se tällöin omalle koneelle.
Lähettäminen
Aukaise nettipankki ja lataa maksuaineistotiedosto pankkiin. Mikäli et löydä nettipankistasi tätä toimintoa, voit ottaa yhteyden pankkiisi ja kysyä miten se tehdään.
Raportit-osio tarjoaa mahdollisuuden luoda erilaisia raportteja Ostoreskontra rekisteristä. Raportteja voi luoda joko suoraan näytölle tai sitten seuraavissa formaateissa: PDF, Excel, TXT, HTML.
Raportin luonti aloitetaan valitsemalla ensin ylävalikosta Raportit-valikko ja sieltä jonkin mahdollisista vaihtoehdoista. Kun haluttu raporttityyppi on valittu, aukeaa ensin ikkuna jonka avulla on mahdollista supistaa haettavat vaihtoehdot hakemalla vain tietoja jotka täsmäävät valittuun hakuehtoon. Kun hakuehdot on asetettu, aukeaa ikkuna jossa voi valita raportin tulostusmuodon sekä raportin tietojen lajittelutyypin. Raportin luonti käynnistyy Ok-nappia painettaessa.
Voit myös käyttää Eebun hakuvelhoa raportin luomiseen. Hakuvelhon avulla voi määritellä useita hakuehtoja raportin tietojen hakemiseen. Kts. Eebu hakuvelho.
Avoimet ostolaskut-raportti on nimensä mukaisesti yksinkertainen listaus avoimista ostolaskuista.
Avoimet ostolaskut-raportti on nimensä mukaisesti yksinkertainen listaus erääntyneistä ostolaskuista.
Luettelo ostolaskuista.
Maksuennuste luettelosta näet tiedot laskuista, joiden eräpäivä on lähestymässä.
Toimittajatilastosta löydät ostolaskut toimittajittain ryhmiteltynä.
Maksuluettelo-raportti listaa maksut ja ostolaskut joihin suoritukset kuuluvat.
Maksujen tiliöinti-raportti erittelee tositteiden maksut tileittäin.
Tiliöintiyhteenveto, maksut-raportti tekee yhteenvedon maksuissa käytetyistä tileistä.
Ostojen tiliöinti-raportti erittelee ostolaskuissa käytetyt tilit laskuittain.
Tiliöintiyhteenveto, ostot-raportti tekee yhteenvedon ostolaskuissa käytetyistä tileistä.
